Grundsätze für das Berichtswesen bei der Stadt Plön - Fachgruppe 2 - Koordination und interner Service

Die Ratsversammlung der Stadt Plön hat am 05. November 2003 gemäß § 28 Satz 1 Ziff. 26 i.V.m. §§ 45 b und 45 c Gemeindeordnung Schleswig-Holstein (GO) folgende Grundsätze für das Berichtswesen beschlossen:

I. | Aufgaben des Berichtswesens
Aufgrund der Änderung des Gemeindeverfassungsrechts zum 01.04.1998 ist der kommunalen Selbstverwaltung ein neuer Aufgabenschwerpunkt zugewiesen worden. Danach (§ 27 Abs. 1 Satz 1 GO) legt die Ratsversammlung die Grundsätze und Ziele für die Verwaltung der Kommune fest.

Diese Zielorientierung führt zu einer Kompetenzverlagerung auf die Verwaltung, die sich in den Regelungen der Hauptsatzung und der Zuständigkeitsordnung widerspiegelt.
Gleichzeitig wird der Selbstverwaltung ein geeignetes Kontrollinstrument an die Hand gegeben, um im Bedarfsfalle steuernd eingreifen zu können.

Dem Hauptausschuss (HA) obliegt die Entwicklung und Anwendung des von der Ratsversammlung gem. § 28 Satz 1 Ziff. 26 als vorbehaltene Aufgabe zu entwickelnden Berichtswesens in seiner Funktion als Verbindungsglied zwischen Haupt- u. Ehrenamt.

Der HA ist der zentrale Koordinierungs- und Steuerungsausschuss (§ 9 Abs. 3 Ziff. 2 Satz 1 der Hauptsatzung der Stadt Plön) und soll die Ratsversammlung entlasten.
Ihm obliegt somit -zugleich wegen seiner Zuständigkeit für das Finanzwesen- die koordinierende Finanzverantwortung. Auf die weiteren Fachausschüsse ist das Berichtswesen entsprechend ihrer Zuständigkeiten gem. Zuständigkeitsordnung der Stadt Plön anzuwenden.

II. | Voraussetzungen für ein effektives Berichtswesen
Das Berichtswesen ist als System zu verstehen, in dem die einzelnen Ebenen einander Bericht erstatten.
Die Ratsversammlung bzw. die Ausschüsse schließen gegenseitige Kontrakte (Zielvereinbarungen) mit der Verwaltung ab.
Die Bürgermeisterin/der Bürgermeister kann den Abschluss von Kontrakten auf die Fachgruppen- bzw. OE-Leiterinnen und -Leiter übertragen.
Die Gleichstellungsbeauftragte und der Personalrat sind dabei zu beteiligen.
Das Berichtswesen legt fest, zu welchen Themen und in welchen zeitlichen Abständen die Bürgermeisterin/der Bürgermeister die Ratsversammlung, den Hauptausschuss oder die Ausschüsse zu unterrichten hat. Hierzu wird auf die anliegende Übersicht der zu erstellenden Berichte verwiesen.

III. | Art, Form und Inhalt der Berichte
Die Berichte unterscheiden sich nach:

* Regelberichten (zu bestimmten Zeitpunkten ohne besonderen Anlass) allgemeine Regelberichte / Projektberichte
* Sonderberichten (bei besonderem Informationsbedarf, der keinen Aufschub duldet und unverzüglichen Handlungsbedarf erfordert)


Die Berichte sind grundsätzlich in schriftlicher Form zu erstellen; Sonderberichte können in begründeten Ausnahmefällen auch mündlich abgegeben werden. Sofern kein Mustervordruck vorhanden ist, soll eine verbale Darstellung -möglichst kurz und prägnant- vorgenommen werden. Die Berichte sind regelmäßig fortzuschreiben.

Das Berichtswesen soll nicht nur für eine nachträgliche Überprüfung genutzt werden, sondern auch einer zukunftsweisenden Steuerung der Verwaltung dienen.
Ziel ist das Erreichen von Leistungs- u. Finanzzielen durch effektive Steuerungs- und Kontrollfunktion. Grundlage hierfür sind regelmäßige, zeitnahe und präzise Informationen.
Das Berichtswesen soll eine wirksame Kontrolle der Verwaltung ermöglichen und die erforderlichen Informationen für politische Entscheidungen geben. Es erstreckt sich insbesondere auf

1. die Entwicklung wichtiger Strukturdaten;
2. die Ausführung der Beschlüsse der Ratsversammlung, des Hauptausschusses und der Ausschüsse;
3. die Entwicklung der Haushalts- und Finanzdaten;
4. die Menge, die Qualität und die Kosten der erbrachten Verwaltungsleistungen, soweit die Gemeinde über ein geeignetes Rechnungswesen verfügt;
5. den Abgleich der tatsächlichen Entwicklungen mit den vorliegenden Fachplanungen;
6. den Zustand der öffentlichen Einrichtungen;
7. einen allgemeinen Verwaltungs- und Personalbericht und
8. die Ausführung der Aufgaben zur Erfüllung nach Weisung.


Das Berichtswesen umfasst auch den Eigenbetrieb Stadtentwässerung (§106 GO).

Das Berichtswesen bezieht sich sowohl auf die Umsetzung der Grundsätze und Ziele der Stadt Plön als auch auf die operative Umsetzung der als strategische Vorgaben getroffenen Beschlüsse der städtischen Gremien.
Damit ist das Berichtswesen eine wesentliche Grundlage des strategischen Controllings mit dem die Leistungen und der Ressourcenverbrauch der Verwaltung laufend überprüft werden und aufgezeigt wird, in welchen Bereichen Steuerungsmaßnahmen erforderlich sind.
Vorrangiges Ziel ist es, den Haushalt, der überwiegend budgetiert ist, für das Haushaltsjahr 2005 in Form eines Produkthaushaltes zu entwickeln.
Das Berichtswesen stellt also der Selbstverwaltung die Informationen zur Verfügung, die sie bei der Wahrnehmung ihrer gesetzlichen Aufgaben benötigt.

Das Berichtswesen sollte insbesondere folgende Bereiche abdecken:

* Berichte zur Umsetzung der Beschlüsse von RV, HA und der Fachausschüsse
* Berichte über Anordnungen der Aufsichtsbehörden
* Berichte über bedeutsame Angelegenheiten der Selbstverwaltung (Grundsätze, Ziele).
* Finanzbericht/Budgetberichte
* Personalentwicklungsbericht inkl. Frauenförderplan
* Sozialbericht
* Strukturdatenberichte (z.B. Einwohnerzahlen, Sozialhilfeempfänger, Gewerbebetriebe)
* Projektberichte (insbesondere Fachgruppe Bau, Planung und Umwelt)
* Sonderberichte.

IV. | Schlussbemerkung
Es soll darauf hingewirkt werden, dass der Personaleinsatz für das Berichtswesen gering gehalten wird. Andere Aufgaben dürfen nicht vernachlässigt werden.
Die Mitglieder der Selbstverwaltung und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung werden ausdrücklich gebeten, aus ihrer Sicht Verbesserungsvorschläge für das Berichtswesen zu benennen.
Zum Wohl einer zukunftsorientierten Fortentwicklung aller Bereiche der Stadt arbeiten alle Beteiligten konstruktiv und vertrauensvoll zusammen.

Die »Grundsätze für das Berichtswesen bei der Stadt Plön« treten am Tage nach der Beschlussfassung durch die Ratsversammlung in Kraft.
Die von der Ratsversammlung am 10.11.1998 beschlossenen Grundsätze des Berichtswesens in der Stadt Plön treten hiermit außer Kraft.


Plön, 05.11.2003

Unterzeichnende
Stadt Plön
\-Der Bürgermeister-

gez. Ulf Demmin