09.11.2020 - 4.1 Berichte im Rahmen des Berichtswesens

Beratungsverlauf:  

4.1.1 Feuerwehrbericht / Feuerwehrbedarfsplan

Bürgermeister Winter berichtet, dass der Feuerwehrbericht schriftlich erstellt wurde und im Ratsinformationssystem verfügbar ist. Ebenso ist der Feuerwehrbedarfsplan im Ratsinformationssystem einsehbar.

4.1.2 Parkraumüberwachung

Bürgermeister Winter führt aus, dass aufgrund der im Hauptausschuss geführten Diskussion und den Vorschlägen, die aus der Selbstverwaltung kamen, folgende Änderungen herbeigeführt werden:

• Gebührenpflicht beim Park & Ride-Parkplatz vor den Bahnschienen, hierzu wird der Kassenautomat am Bootshafen genutzt
• Gebührenpflicht der Parkplätze vor dem Pastorat, hierzu wird der Kassenautomat am Markt genutzt
• die Tiefgarage am Bootshafen wird dem öffentlichen Verkehr entzogen, die Parkplätze werden für 65 €/Monat vermietet

4.1.3 Bürgerbüro

Bürgermeister Winter trägt vor, dass Ratsherr Jagusch darum gebeten bzw. daran erinnert hat, einen Bericht über die Kosten des Bürgerbüros vorzulegen.

Zwar ist das Bürgerbüro bereits ein Jahr in Betrieb ein abschließender Bericht über die Kosten konnte bisher aber noch nicht erstellt werden, da noch nicht alle Rechnungen vorliegen und es bei einigen Punkten noch Klärungsbedarf gibt. Erst kürzlich ist die Rechnung für die Anbindung der Glasfaserleitung eingegangen. Hier müssen noch die Anteile für die Stadtwerke und die Stadt auseinandergerechnet werden. Weiterhin müssen mit der KAB und dem GPA die vorgenommenen Bilanzierungen noch abgesprochen werden. Mit den Stadtwerken wird ein Untermietvertrag über 10 Jahre abgeschlossen mit Option für weitere 5 Jahre. Strittig ist noch die Aufteilung der Mietanteile. Die Abstimmungsgespräche mit Herrn Schäffner werden kurzfristig geführt.

Die Gesamtkosten baulicher Art betragen rund 131,6 TEUR, davon 112,1 TEUR für die Gewerke und 19,5 TEUR Planungskosten. Für die Finanzrechnung kommen als Investition 51,5 TEUR und als Aufwand 80,1 TEUR zum Tragen. Hinzu kommen für die Alarmanlage 6 TEUR und für einen Safe 1,6 TEUR jeweils nur zu Lasten der Stadt Plön. Das Mobiliar schlägt mit 51,2 TEUR zu Buche. Gemäß Absprache ist vorgesehen, dass die Stadtwerke sämtliche Ausgaben tätigen und die städtischen Anteile dann abgemietet werden. Somit wäre eine Einstellung in den Haushalt entbehrlich.

Ratsherr Koll ist erstaunt über die hohen Kosten für das Bürgerbüro. Im Gespräch waren seinerzeit die monatlichen Mietkosten sowie Kosten für die Anschaffung von Mobiliar. Die Kosten sind nun erheblich höher geworden, im Ausschuss wurde dies aber nie behandelt.

Bürgermeister Winter führt hierzu aus, dass sämtliche Kosten aus finanzbuchtechnischer Sicht zunächst von der AöR getragen werden. Im städtischen Haushalt wurde ein Betrag von 20 TEUR eingestellt. Dieser Betrag wäre sonst für den Umbau des Einwohnermeldeamtes erforderlich gewesen. Der Prozess der Einrichtung des Bürgerbüros ist dann dahingehend ausgeweitet worden, dass man aufgrund des Platzes noch weitere Aufgaben und damit verbunden auch Personal ausgelagert hat und entsprechend auch ein höherer Bedarf an Mobiliar erforderlich wurde. 

Die baulichen Kosten waren im Vorfeld nicht vorhersehbar, da auch keine ordentliche Planung im Vorfeld erfolgt ist. Die erforderlichen Umbaumaßnahmen wurden nach und nach erarbeitet. Das ist nicht professionell gelaufen und insofern ist die Kritik auch dahingehend berechtigt, dass zwischenzeitlich mit den Gremien keine Abstimmung erfolgt ist. Die großen Positionen für den Umbau lauten wie folgt: Elektroarbeiten und Anschlüsse der Arbeitsplätze 28 TEUR, Deckenarbeiten mit anderen Lampen 26 TEUR, Innentüren und Fensterbänke 17 TEUR, Fußboden 13 TEUR, Malerarbeiten 12 TEUR.

Ratsherr Koll geht noch einmal darauf ein, dass die Anfrage Ratsherrn Jaguschs bereits seit längerer Zeit existiert und man immer wieder vertröstet wurde mit dem Hinweis, dass noch keine genauen Zahlen vorliegen. Aus seiner Sicht hätte zwischenzeitlich eine Tendenz erkennbar sein müssen. Über die Aussage, dass die Kosten nun um rund 100 TEUR gestiegen sind fühlt er sich überrumpelt. 

Bürgermeister Winter erläutert hierzu u.a., dass bisher keine Aussage darüber getroffen wurde, wie hoch die Kosten am Ende sein werden. Insofern ist es nicht teurer geworden, sondern ist es so teuer geworden. Aufgrund des Wechsels der Geschäftsführung bei den Stadtwerken war eine Abstimmung zwischenzeitlich sehr schwierig, da die Rechnungslegung über die AöR gelaufen ist. 

Ratsherr Jagusch äußert sich verwundert über die Größenordnung. Er kann sich nicht daran erinnern, dass man über eine sechsstellige oder hohe fünfstellige Summe mal etwas gehört hat, oder im Haushalt eingestellt hat, bevor man sich für das Bürgerbüro entschieden hat. Merkwürdig findet er die Konstellation, dass die Kosten bei den Stadtwerken sozusagen ausgelagert sind und nun über die Miete abgestottert werden und so nicht in den Haushalt eingestellt werden. Haushaltsklarheit bedeutet jedoch, dass die Ausgaben im Haushalt abgebildet werden müssen. Im Grunde handelt es sich um ausgelagerte Verbindlichkeiten, die nun über mehrere Jahre abgestottert werden und er fragt sich, ob das so in Ordnung ist, dass im Haushalt so etwas nicht beschlossen wird bzw. es dem Hauptausschuss nicht mitgeteilt wird im laufenden Vollzug.

Bürgermeister Winter führt hierzu aus, dass man sich für diese Variante entschieden hat, weil man sonst mit Nachträgen hätte arbeiten müssen. Wenn die Abrechnung der Maßnahme erfolgt ist, incl. der Verbindlichkeiten gegenüber den Stadtwerken, wird es im Haushalt in der Bilanz eingestellt, allerdings rückwirkend. Sechsstellig wird es für die Stadt aber voraussichtlich nicht, da es sich um die Gesamtkosten handelt, die noch zwischen Stadtwerken und Stadt aufgeteilt werden müssen.

Ratsherr Landschof ist verwundert darüber, dass die Mietmodalitäten bisher noch nicht geklärt sind.

Bürgermeister Winter teilt hierzu mit, dass es zwar einen Vorvertrag gegeben hat, in diesem Vertrag aber noch keine genaue Aufteilung der Kosten festgelegt wurde.

Auf die Nachfrage Ratsherrn Kalinkas, ob es keine Kostenschätzung gegeben hätte, führt Bürgermeister Winter aus, dass es keine vorherige Kostenschätzung gegeben hat. Aber es haben Gespräche mit dem Architekten stattgefunden, in denen die Vorstellungen, wie das Bürgerbüro aufgeteilt werden soll, formuliert wurden. Der Architekt hat daraufhin die einzelnen Gewerke ausgeschrieben. Eine Gesamtplanung gab es aber auch aufgrund des engen Zeitrahmens nicht. 

Für Ratsherrn Jagusch sind neben den Bau- und Investitionskosten besonders die fortlaufenden Kosten von Interesse. Wie hoch sind die monatlichen bzw. jährlichen Aufwendungen für das Bürgerbüro im Verhältnis zu den Aufwendungen die die Stadt Plön vor der Einrichtung des Bürgerbüros hatte (Personalkosten, Reinigungskosten u.a.). 

Bürgermeister Winter sagt zu, dem Protokoll eine entsprechende Aufschlüsselung als Anlage beizufügen.

Zur Nachfrage von Ratsherrn Koll zum Verzicht auf die Erstellung von Nachtragshaushalten beantwortet Bürgermeister Winter dahingehend, dass die Kosten von den Stadtwerken übernommen worden sind und somit keine Nachträge erforderlich waren. Die Stadtwerke fordern nun die Kosten ein und diese sollen über die Miete abgerechnet werden.

Ratsfrau  Meyer merkt an, dass es ja durch den Architekten eine Ausschreibung gegeben hat und ist der Meinung, dass man dann schon eine Information hätte bekommen können. In diesem Zusammenhang stellt sie die Frage, nach den Gesamtkosten umgerechnet auf die Quadratmeter.

Bürgermeister Winter teilt mit, dass bei einer Gesamtsumme von 131 TEUR und einer Fläche von 175 m² ca. 748 € herauskommen.

Da die Ausschreibungen durch die Stadtwerke veranlasst wurden, sind der Verwaltung die Ausschreibungsergebnisse nicht bekannt.

Ratsherr Schröder möchte gerne wissen, wie hoch der Anteil an den Gesamtkosten für die Stadt Plön ist, um dann zu entscheiden, ob die Verbindlichkeiten in einer Summe abgelöst werden oder über die monatliche Miete abgemietet wird. Er schlägt vor, dass der Hauptausschuss hierüber einen Beschluss fassen möge.

Bürgermeister Winter führt aus, dass der heutige Bericht lediglich eine Zwischennachricht darstellen soll. Die Kämmerei ist gerade dabei, einen Vermerk zu erarbeiten, in dem sofern alle Informationen incl. der Abstimmung mit der KAB und dem GPA vorliegen, alles detailliert aufgeführt wird.

Auf Nachfrage teilt Bürgermeister Winter mit, dass voraussichtlich im I. Quartal 2021 eine Abrechnung vorgelegt wird.

Anmerkung der Verwaltung:

„Da noch nicht alle Kostenpositionen zum Bürgerbüro abschließend vorliegen bzw. geklärt sind, kann derzeit auch noch keine abschließende Folgekostenberechnung aufgestellt werden, da sich die offenen Punkte ggfs. auch auf die Folgekosten auswirken werden. Es wird daher angestrebt, dem Hauptausschuss im ersten Quartal 2021 eine entsprechende Übersicht durch die Verwaltung vorzulegen. Zudem liegen dann voraussichtlich auch die Abrechnungen der Betriebskosten für das Jahr 2020 (und somit des ersten vollständigen Betriebsjahres) vor, so dass sich auch ein aussagekräftigeres Bild der Verbrauchszahlen ergeben würde.“

Ratsherr Schröder regt hinsichtlich der neuen Parkgebührenregelung an, dass wenn die Sitzungen wieder in der TIP stattfinden können, dort während der Zeit keine Parkplatzüberwachung stattfinden möge.

Bürgermeister Winter rät davon ab, da man keine Sonderregelungen gegenüber den Bürger:innen gemacht werden sollten. Außerdem finden aber die Sitzungen in der Regel zu einem Zeitpunkt statt, wo es sowieso nicht in Betracht kommt.

Ratsherr Jagusch stellt zum Bürgerbüro noch weitere Fragen:

Sind die Kosten von 51,2 TEUR für das Mobiliar in den 131,6 TEUR bereits enthalten? Bürgermeister Winter teilt mit, dass diese Kosten noch dazu kommen.

Handelt es sich bei den Kosten für das Mobiliar um die reinen städtischen Kosten? Diese Frage wird mit ja beantwortet.

Ratsherr Jagusch merkt an, dass der städtische Anteil ggfs. dann doch sechsstellig wäre und stellt in Frage, ob es nicht doch im Haushalt dargestellt werden müsste und einen Beschluss des Hauptausschusses bedarf.

Bürgermeister Winter führt aus, dass die Summen nachträglich im Haushalt dargestellt werden und räumt noch einmal ein, dass es hätte besser laufen können. Er selbst war auch überrascht über die Höhe der Gesamtkosten.

Ratsherr Jagusch fragt zum Feuerwehrbericht und im Hinblick auf die zunehmende E-Mobilität nach, ob die Feuerwehr schon mit Löschdecken ausgestattet ist bzw. ob die Anschaffung in Planung ist.  

Bürgermeister Winter führt aus, dass dieses Thema seiner Kenntnis nach in der Feuerwehr bisher nicht diskutiert wurde, und ist der Meinung, dass auch bisher noch keine Löschdecken angeschafft wurden. Er wird bei der Feuerwehr aber einmal nachfragen.

Ratsherr Jagusch erinnert an seine Nachfrage hinsichtlich des quartalsweise vorgesehenen AÖR-Berichtes und des IT-Berichtes.

Hinsichtlich des IT-Berichtes verweist Bürgermeister Winter darauf, dass das neue Berichtswesen im Juni beschlossen wurde und demnach der IT Bericht erst  im März vorgesehen ist, ebenso der Bericht des Wirtschaftsförderers.

Da im Dezember noch eine Sitzung des Verwaltungsrates der AöR vorgesehen ist, verständigt man sich darauf, Herr Weber zu bitten, in der darauffolgenden HA-Sitzung den AöR-Bericht vorzutragen.