01.10.2020 - 9 Umstellung auf papierlose Gremienarbeit

Beratungsverlauf:

Frau Hornsmann führt unter Bezugnahme auf die Verwaltungsvorlage in den Tagesordnungspunkt ein und stellt dem Auditorium zunächst die Grundsatzfrage, ob eine Umstellung auf papierlose Gremienarbeit überhaupt befürwortet wird.

Herr Dr. Kasselmann befürwortet die Umstellung auf papierlose Gremienarbeit und könnte sich vorstellen, sein privates Gerät für den Sitzungsdienst zu verwenden.

Herr Henning Biss befürwortet die Umstellung ebenfalls. In jüngster Vergangenheit kam es zu Problemen mit der postalischen Zustellung von Sitzungseinladungen und Sitzungsunterlagen. Des Weiteren gibt Herr Biss zu Bedenken, dass bei entsprechender Umstellung über die vertraglichen Vereinbarungen mit der Stadt Plön gesprochen werden müsste. Die Stadt Plön würde aufgrund der Umstellung Porto- und Personalkosten sparen, die in der Verwaltungskostenpauschale enthalten sind.

Frau Westphal wünscht, dass trotz der Umstellung die Haushaltsunterlagen weiterhin in Papierform zugestellt werden.

Bürgermeister Unterhalt gibt die steuerlichen Auswirkungen zu bedenken, wenn die Gemeinde diese Geräte anschafft und den Gemeindevertretern zur Verfügung stellt. Er spricht sich daher eher für das Leasen der Geräte aus.

Herr Schelzig fragt an, ob die Einladungen nach der Umstellung dann per E-Mail erfolgen oder ob es hierfür eine entsprechende Cloud oder ähnliches gibt.

Bürgermeister Unterhalt erläutert, dass dies alles über das vorhandene Allris-Ratsinformationssystem laufen würde. Des Weiteren regt er an, die erforderliche Anzahl an Geräten zu ermitteln. Eventuell würden Gemeindevertreter:innen ihr privates Gerät verwenden.

Frau Hornsmann hatte sich im Vorwege bei der Verwaltung informiert, welche Endgeräte von dort empfohlen werden. Die IT-Abteilung empfiehlt für die Verwendung in der Gremienarbeit Apple-Geräte. Diese haben sich in der Anwendung in den Plöner Gremien bewährt.

Nach weiterer eingehender Beratung verliest Frau Hornsmann folgenden 

Beschluss:

Der Finanzausschuss befürwortet die Umstellung auf papierlose Gremienarbeit. Die Verwaltung wird gebeten, den Bedarf der Anzahl an Geräten zu ermitteln und eine entsprechende Kostenaufstellung vorzulegen.   

Abstimmungsergebnis: