13.09.2021 - 8 Jahresabschluss der Stadt Plön für das Haushalt...

Beratungsverlauf:

Ausschussvorsitzender Buth bittet Ratsherrn Koll, der dem Prüfungsteam der Jahresrechnung 2019 angehört, dem Auditorium das Ergebnis der Revision vorzustellen.

Ratsherr Koll führt aus, dass die Prüfung am 23. August 2021 in der Zeit von 14.00 Uhr bis 17:23 Uhr stattgefunden hat.

Teilnehmende waren:

- Bürgermeister Lars Winter

- Erster Stadtrat Ratsherr Thure Koll, Mitgl. Hauptausschuss

- Vors. SPD – Fraktion Ratsherr Bastian Landschof, Mitglied Hauptausschuss

- Vors. Bündnis 90/Die Grünen Ratsfrau Stephanie Meyer, Mitglied Hauptausschuss

- Fachbereichsleiter Finanzen und innerer Service, OAR Volker Ohms

- Teamleiter Finanzen, Stadtkämmerer Nikolas Titze

- stellv. Teamleiterin Finanzen, Betriebswirtin Nicole Wenz – Johanns

- Sachbearbeiterin im Team Finanzen, Frau Milena Rimkus – Schatton,

  Protokollführung

In den letzten sechs Jahren konnten pro Jahr zwei doppische Jahresabschlüsse nachgeholt werden. Dies stellt einen erheblichen Kraftakt dar, für den Ratsherr Koll den Beteiligten seinen anerkennenden Dank ausspricht, ebenso wie für den konstruktiven Verlauf der Prüfungshandlung. Das Jahresabschlussergebnis weist einen Überschuss in Höhe von 192.769,95 € aus. Die Ursprungsplanung des Haushaltsjahres 2019 ging noch von einem Fehlbedarf in Höhe von 2.049.900 € aus. Diese erhebliche positive Abweichung hat mehrere Ursachen:

- Auszahlung der Fehlbetragszuweisungen des Landes für die Jahre 2014 bis 2016

  in Höhe von insgesamt 977.000 €. Sie sind der Höhe nach nicht vorhersehbar und

  dürfen nach dem Grundsatz der Haushaltswahrheit und -klarheit nicht spekulativ

  veranschlagt werden.

- Aus Vorsichtsgründen für die Sanierung des „Piratenlandes“ des PlönBads

  eingestellte 125.000 € mussten nach einem außergerichtlichen Vergleich nicht in

  Anspruch genommen werden.

- Erhebliche Einsparungen bei den Aufwendungen für Städtebau und –planung sowie

  für die Neufassung des Flächennutzungs- und Landschaftsplanes konnten in Höhe

  von 402.000 € erzielt werden.

- Die Erträge aus der Gewerbesteuer traten um rd. 410.000 € höher als der Pla-
   nungsansatz ein.

- Die abschließende Festsetzung des Finanzausgleiches führte zu einer Verringe-
   rung der Kreisumlage um rd. 90.000 €.

Die Zusammenarbeit mit den Stadtwerken Plön AöR bezeichnet Ratsherr Koll als wenig kooperativ. So werden z. B. Zusagen nicht eingehalten.

Hinsichtlich der Finanzierung und der Kosten des Bürgerbüros ergeben sich zahlreiche Fragestellungen. Aus einem Protokoll des Hauptausschusses aus dem Jahr 2018 geht hervor, dass sich Stadt und Stadtwerke Plön Versorgungs GmbH die Kosten zu teilen beabsichtigten. In einer Folgevereinbarung kamen Stadt und Versorgungs GmbH überein, dass die Stadt die Umbaukosten trägt und dass diese anteilig über die (Unter)-vermietung an die Stadtwerke über einen Zeitraum von 15 Jahren zurückgezahlt werden. Aufgrund der Höhe der Umbaukosten und der für eine vollständige Rückzahlung notwendigen langen Laufzeit wurde anschließend mit dem Vorstand der Stadtwerke eine direkte Ablöse ausgehandelt. Die Selbstverwaltung ist im November 2020 erstmals eingehender über die voraussichtlichen Kosten des Bürgerbüros Lange Straße 22 informiert worden. Die Baukosten beliefen sich bis zu diesem Zeitpunkt auf 131.600 €; für das Mobiliar waren 51.200 € aufzuwenden, somit insgesamt 182.800 €. Ein weiterer Anstieg der Kosten um rd. 20 T€ führt zu Gesamtaufwendungen in Höhe von 203.578,26 €. Der Deckungskreis war damit um 70.686,45 € überschritten. Gemäß § 95 d der Gemeindeordnung für Schleswig – Holstein (GO) liegt hiermit eine außerplanmäßige Aufwendung vor. Über- und außerplanmäßige Aufwendungen sind nur zulässig, wenn ihre Deckung gewährleistet ist oder wenn sie unabweisbar sind. Ratsherr Koll erläutert dies an Beispielen, z. B. wenn die Versorgungsausgleichskasse ihre Beiträge erhöht o. ä..

Er möchte keine Diskussion über Sinn und Zweck eines Bürgerbüros führen. Die Ratsversammlung hat sich seinerzeit einstimmig für eine barrierefreie einheitliche Ansprechstelle für die Bürger:innen ausgesprochen. Es geht ihm jedoch um die Art und Weise des Verfahrens. Während der Prüfung wurde deutlich, dass Politik und Kämmerei nicht eingebunden waren. Er stellt die Unabweisbarkeit der Aufwendungen in Frage. Seines Erachtens hätte es nachträglicher Beschlüsse bedurft.

Ratsherr Jagusch hat mit selbst eingeräumter Penetranz an die Kostenentwicklung in Sachen Bürgerbüro erinnert. Er bezweifelt, dass heute ein Beschluss über den Jahresabschluss 2019 gefasst werden kann und stellt die Legitimation der Haushaltsüberschreitungen in Frage. Er bittet darum, durch die Kommunalaufsichtsbehörde prüfen zu lassen, ob eine Beschlussfassung durch die Ratsversammlung mit dem Gemeindehaushaltsrecht konform gehen würde.

Bürgermeister Winter bedankt sich für den Bericht Ratsherrn Kolls und dessen Lob an die Verwaltung. Er räumt ein, dass die Vorgehensweise in der Praxis nicht ganz einwandfrei abgelaufen ist. Der Grundgedanke dahinter, dass die Stadtwerke in Vorleistung treten sollten, beruhte auf der größeren Flexibilität des Wirtschaftsplans gegenüber der städtischen Haushaltsplanung. Die Kompensation sollte über die Miete erfolgen. Eine komplette Planung für den Gesamtkomplex „Bürgerbüro“ existierte nicht, da eine schnelle Realisierung im Vordergrund stand. Es wurde ein Architekt mit der Planung und der Ausschreibung der einzelnen Gewerke beauftragt. Einige Dinge kamen hinzu: So wurde z. B. die Glasfaserkabelverbindung zunächst nicht berücksichtigt.

Der erste Vertrag ist noch mit dem Vorstand Eitelbach ausgearbeitet worden. Sein Nachfolger Schäffner vertrat die Auffassung, dass die Abzahlung viel zu lange dauern würde. Selbstverständlich fanden auch Gespräche mit der Kämmerei statt, wobei die Deckungskreisüberschreitung unberücksichtigt blieb. Er hat sich insoweit nicht rechtskonform verhalten; die Selbstverwaltung hatte keinen Einblick, wofür der Bürgermister um Entschuldigung bittet. Jede:r muss nun für sich entscheiden, ob sie:er dem Jahresabschluss 2019 zustimmt oder nicht.

Die Verwaltungsabläufe sind entsprechend geändert worden, so dass eine Wiederholung der in Rede stehenden Vorfälle nicht mehr möglich sein wird.

Er verleiht seiner Freude darüber Ausdruck, dass zumindest das Abschlussergebnis einen Überschuss ausweist.

Ratsherr Jagusch fasst zusammen, dass eine 6 – stellige Summe für den städtischen Haushalt nicht gerade „Peanuts“ darstellen. Eine Gremieninformation über die tatsächlichen Kosten  fand erst ein Jahr nach der Eröffnung des Bürgerbüros statt. Er kritisiert die unprofessionelle Vorgehensweise ohne eine valide Planung und Kostenberechnung; dies ist für ihn nicht akzeptabel. Er mutmaßt, dass es über die ursprüngliche Kostenaufteilung zwischen SWP und Stadt keinen schriftlich fixierten Vertrag gibt; falls doch, bestünde gegenüber der SWP eine Anspruchsgrundlage.

Aufgefallen ist ihm, welche Problematik die Doppik mit sich bringt. Es bestünde eine gewisse Intransparenz und stünde in einem Widerspruch zum Grundsatz der Haushaltsklarheit, wenn Mittel in beträchtlichem Umfang über Deckungskreise zusammengezogen werden können. Eine Unabweisbarkeit der außerplanmäßigen Aufwendungen ist für ihn nicht erkennbar.  Ratsherr Jagusch ist heute nicht bereit, über den Jahresabschluss 2019 zu beschließen, ohne dass ein positives Votum der Kommunalaufsichtsbehörde des Kreises Plön vorliegt.

Bürgermeister Winter hat Kenntnis von einem schriftlichen Vertrag von etwa 1 ½ Seiten Umfang über die Kostenaufteilung zwischen Stadt und SWP. Im Übrigen sind auch in der Kameralistik Deckungskreise vorgesehen. Er legt jedoch klar, dass Kontrollmechanismen notwendig sind.

Ratsherr Buth sieht in den Deckungskreisen ein Instrument für eine größere Flexibilität. Allerdings sollte schon während der Haushaltsplanung sorgfältig darauf geachtet werden, wie weiträumig diese ausgedehnt werden.

Der Bürgermeister warnt davor, die Deckungskreise einzuschränken. Über die 1/4jährlichen Finanzberichte ist für die Selbstverwaltung durchaus eine Kontrolle möglich.

Ratsherr Landschof erinnert sich selbstkritisch an seine Haushaltsrede, in der er dafür plädierte, mehr Vertrauen in die Verwaltung zu setzen. Er vermisst ein internes Kontrollsystem, etwa wie im Bankwesen.

Bürgermeister Winter hat das Team 23 damit beauftragt, ein internes Kontrollsystem zu entwickeln und einzuführen.

Ratsfrau Meyer wirft ein, dass während der Prüfung des Jahresabschlusses sehr ausführlich diskutiert worden ist. Sie bedankt sich bei Ratsherrn Koll unter dem Vorbehalt, dass der von ich vorgetragene Bericht nicht mit dem Prüfungsteam abgestimmt worden ist. Die Maßnahme „Bürgerbüro“ sei wohl aus dem Ruder gelaufen, aber auch der Architekt hat Aufsichts- und Hinweispflichten.

Deckungskreise wären nicht unübersichtlich oder gar uferlos, die Volumina sind bekannt. Dass das Bürgerbüro nicht als eigener Haushaltstitel eingestellt war, muss ein Einzelfall bleiben.

Ratsherr Kalinka vermag die Selbstkritik aus den Reihen der Politik nicht nachzuvollziehen. Die Maßnahme ist von Anfang an  kritisch begleitet worden. Er hat den Bürgermeister so verstanden, dass es kein internes Kontrollsystem gibt. Dies kann er sich nicht vorstellen. Zudem bestehen für ihn hinsichtlich der Aussage des Bürgermeisters, dass alle Beauftragungen vergaberechtskonform erfolgt sind, Zweifel, da die Prüfungskommission diese Unterlagen nicht einsehen konnte. Dies sollte nachgeholt werden.

Ratsherr Landschof stellt klar, dass es ihm fern lag, mit seiner Äußerung die Selbstverwaltung zu kritisieren.

Bürgermeister Winter bestätigt, dass es kein Regelwerk für eine Systemkontrolle gibt. Ein Internes Kontrollsystem (IKS) besteht bisher in den wenigsten Gemeinden und hielt seinen Einzug in die Verwaltung ohnehin erst mit der Einführung der Doppik. Die Einrichtung eines IKS ist sehr aufwendig und neben allen anderen anstehenden Aufgaben derzeit nicht leistbar.

Stadtkämmerer Titze hebt hervor, dass die Kämmerei die Kontrollinstanz im Haus darstellt. Grundsätzliches Prinzip ist die Trennung zwischen Anordnung (Kämmerei) und Ausführung (Finanzbuchhaltung). Für die Prüfung der Rechnungen gilt das Vier – Augen – Prinzip mit der Leistung von zwei Unterschriften.

Oberamtsrat Ohms erwähnt die Einführung des Online – Zugangsgesetzes, Tax Compliance und die Mehrbelastungen durch die Ingeltungsetzung des § 2 b Umsatzsteuergesetz.  

Ratsherr Jagusch bittet darum, seine Anmerkungen so zu verstehen, dass keineswegs die korrekte Arbeitsweise der Kämmerei in Frage gestellt wird. Die Vorgänge um das Bürgerbüro sind an dieser vorbeigelaufen. Er hat jedoch mehrfach die Berechnung der Folgekosten angemahnt, die immer noch nicht vorliegt. Aus seiner Warte besteht hier eine Bringschuld der Verwaltung. Die Absprachen mit der Stadtwerke Plön Versorgungs GmbH bezeichnet er als „Schattenhaushalt“. Er bittet um Auskunft über den Anteil der SWP an den Umbaukosten.

Lt. Bürgermeister Winter trägt die Stadt die Baukosten allein; für das Mobiliar kam die SWP auf. Die Baukosten sollten über die Untervermietung durch die Stadt abgetragen werden.

Ratsfrau Killig geht davon aus, dass der Bürgermeister im guten Glauben ein wenig „blauäugig“ gehandelt hat. Das heute bisher Gehörte lässt sie jedoch drauf schließen, dass sich im Hinblick auf die Kontrollmechanismen nichts geändert hat. Selbstverwaltung und Verwaltung wurden nicht mit einbezogen.

Hauptausschussvorsitzender Buth verweist auf den Beschlussvorschlag. Dieser könnte um den von Ratsherrn Koll eingebrachten Prüfungsvorbehalt erweitert werden.

Bürgermeister Winter unterbreitet den Vorschlag, erst das Ergebnis der Prüfung durch die Kommunalaufsichtsbehörde abzuwarten und die Abstimmung bis dahin zu verschieben.

Der Vorsitzende kann sich zwei Beschlussvarianten vorstellen:

1. Der Beschlussvorschlag aus der Verwaltungsvorlage wird übernommen.

2. Die außerplanmäßige Ausgabe wird ausgeklammert. Über diese wird nach Vorlie-
    gen der kommunalaufsichtlichen Expertise gesondert beschlossen.   

Eine Beschlussfassung über den Jahresabschluss in einer späteren Sitzung der Ratsversammlung hält Stadtkämmerer Titze für unschädlich.

Ausschussvorsitzender Buth formuliert daraufhin den nachfolgenden  

Beschluss:

Die Beschlussfassung über den Jahresabschluss der Stadt für das Haushaltsjahr 2019 wird bis zum Vorliegen der Stellungnahme der Kommunalaufsichtsbehörde des Kreises Plön über die Rechtmäßigkeit der Leistung einer außerplanmäßigen Ausgabe für die Herstellung eines Bürgerbüros in Höhe von 70.686,45 € zurückgestellt.

Abstimmungsergebnis:

Der Vorsitzende bittet im Anschluss (20:11 Uhr) um eine Sitzungsunterbrechung bis 20:20 Uhr.

Abstimmungsergebnis:

Ja-Stimmen: 10                     Nein-Stimmen: 0                    Enthaltungen: 0

Der Vorsitzende eröffnet die Sitzung erneut um 20:22 Uhr.