Vorlage Feuerlöschverband - VO/RV/2020/2117

Die Verwaltung bittet die Versammlung über die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst und die intensivere Nutzung des Ratsinformationssystems der Stadt Plön „Allris“ zu beraten und zu entscheiden.

Bereits jetzt werden von der Verwaltung der Stadt Plön, die gemäß § 11 die Verwaltungs- und Kassengeschäfte des Feuerlöschverbandes Groß-Plön wahrnimmt, die „Allris“-Funktionen für die Erstellung von Einladungen, Vorlagen und Niederschriften genutzt.

Durch die Ergänzung von § 9 Abs. 3 des Gesetzes über kommunale Zusammenarbeit sind nun auch den Stellvertretenden Mitglieder:innen der Verbandsversammlungen der Zweckverbände unabhängig vom Vertretungsfall Sitzungsvorlagen, Protokolle und sonstige Unterlagen zur Vorbereitung der Sitzungen der Verbandsversammlungen zur Verfügung zu stellen, unabhängig vom Vertretungsfall.

Aus ökologischer und ökonomischer Sichtweise empfiehlt die Verwaltung eine Umstellung auf eine papierlose vor- und nachbereitende Gremienarbeit. Dies würde eine Entlastung von Kopierkosten, Papier und Zeit bedeuten.

Im Vergleich zu anderen Systemen läuft das Ratsinformationssystem „Allris“ seit Jahren bei der Stadt Plön stabil und zuverlässig. Die Nutzung durch die Gremienmitglieder der Stadt Plön ist zeitlich und örtlich unabhängig, kostenarm und erfolgt problemlos.

Analog der Plöner Stadtgremien könnten Einladungen, Tagesordnungen und Verwaltungs-vorlagen der Verbandsversammlung künftig ebenfalls über das Ratsinformationssystem der Stadt Plön „Allris“ zur Verfügung gestellt werden. Es ergeht lediglich ein fristgerechter Hinweis per E-Mail darauf, dass die entsprechenden Texte eingesehen werden können. Desgleichen gilt auch für Protokolle, die nach Freigabe über das Ratsinformationssystem online abrufbar werden.

Die Nutzung der „Allris“-App ist für den Feuerlöschverband sowie die Nutzer kostenlos und wird auf den privaten Endgeräten der Gremienmitglieder unter Beachtung datenschutz-rechtlicher Bestimmungen zur Verfügung gestellt. Die Verwaltung der persönlichen Zugangsdaten (Passwörter) erfolgt durch Team 23 der Stadtverwaltung Plön. Selbstverständlich werden auf Wunsch und bei fehlendem Internetanschluss/Hardware weiterhin Unterlagen in Papierform zur Verfügung gestellt.

Auch der Schulverband Plön Stadt und Land hat sich in diesem Jahr für diesen Schritt entschieden.

Die Feuerlöschverbandsversammlung besitzt keine Geschäftsordnung die im Falle einer Umsetzung des papierlosen Sitzungsdienstes verwaltungsseitig anzupassen und von der Versammlung zu beschließen wäre. Eine Umsetzung könnte somit ab 2021 erfolgen.

Die Feuerlöschverbandsversammlung beschließt die Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes. Die Verwaltung wird gebeten dies im Jahr 2021 umzusetzen.