Der Stellenplan ist ein Bestandteil des Produkthaushaltes. Der Produkthaushalt des Jahres 2021 wird derzeit durch einen Nachtragshaushalt in verschiedenen Bereichen den Entwicklungen des Jahresverlaufs 2021 angepasst.

Auch der Stellenplan 2021 bedarf einiger Nachsteuerungen, die in den Anlagen dieser Vorlage sowie mit den nachstehenden Ausführungen entsprechend erläutert werden.

Der Aufbau des Stellenplans selbst folgt einem amtlichen Grundmuster und gibt einen Überblick über die Aufteilung der Organisationseinheiten / Produktbereiche, die Bezeichnung der jeweiligen Stelle (Amts- und Funktionsbezeichnung), die Bewertung im Vorjahr und im laufenden Jahr sowie die tatsächliche Besetzung im Vorjahr. An einigen Stellen werden zudem auch Zusatzbemerkungen aufgenommen.

Die vorhandenen Stellen sind anschließend in einem separaten Stellenplanquerschnitt zusammenzufassen, der sich dabei in Bereiche für Beamte und Beschäftigte unterteilt.

Weiterhin werden in einer Veränderungsliste alle Neuerungen des Nachtragsstellenplans 2021 in Stichworten erläutert.

Der Erste Nachtrag zum Stellenplan 2021 wurde mit allen Veränderungen ausführlich mit dem Personalrat und der Gleichstellungsbeauftragten abgestimmt.

In der Ursprungsvorlage zum Stellenplan 2021 wurden die zwei wesentlichen Aspekte, die bei der Aufstellung des Stellenplans konträr zueinander stehen, wie folgt angeführt:

• Auf der einen Seite steht die Entwicklung der Personalkosten bei der Stadt Plön als Fehlbetragskommune im dauerhaften Fokus eines möglichen Konsolidierungsbeitrags.

• Auf der anderen Seite hat die Stadt Plön dafür Sorge zu tragen, dass ausreichend qualifiziertes Personal zur Verfügung steht, um den weitestgehend rechtlich übertragenen Aufgaben gerecht werden zu können.

Auch wenn die Korrekturen des Nachtragshaushaltes das zu erwartende Defizit für das Haushaltsjahr 2021 erheblich mindern, verbleibt am Ende ein Jahresfehlbedarf von rund 1,3 Mio. €. Somit ist weiterhin ein strenger Maßstab anzulegen, sofern Stellenplanerhöhungen in den Stellenplan einfließen müssen. Verwaltung und Selbstverwaltung sind dabei in den vergangenen Jahren gemeinsam mit dem gebotenen Augenmaß an die Planung und Beschlussfassung herangetreten.

Im Nachtrag 2021 wird der Selbstverwaltung die Aufnahme einer neuen Vollzeitstelle im Team 20 - Finanzen - vorgeschlagen. Die Erforderlichkeit wird zwingend gesehen und ist im weiteren Verlauf der Vorlage ausführlich erläutert.

Die Verwaltung steht derzeit unter dem Eindruck, dass sich Reduzierungspotenziale im Stellenplan kaum noch ergeben werden. Mit den bestehenden KW Vermerken im Bereich des Jobcenters und im Bereich der Städtebauplanung wäre  der - nach aktueller Kenntnis - mögliche Stellenabbau im Stellenplan 2021 dokumentiert.

In fast allen Bereichen der Verwaltung und auch der Einrichtungen ist eine permanent steigende Anforderung im Arbeitsalltag spürbar. In einigen Teams ist die Belastungsgrenze bereits erreicht oder auch zum Teil überschritten.

Die Gründe dafür sind aus Sicht der Verwaltung vielschichtiger Natur. Beispielhaft ist dabei anzuführen:

• Krankheitsausfälle die durch Vertreter:innen aufgefangen werden müssen
• Pensions- und Renteneintritte und die dabei entstehenden Einarbeitungszeiten neuer Mitarbeiter:innen sowie die damit einhergehenden „Wissens- und Routineverluste“ der ausscheidenden Mitarbeiter:innen
• Lage auf dem Arbeitsmarkt / qualifiziertes Fachpersonal zu finden wird schwieriger, so dass Stellen teilweise längere Zeit nicht adäquat nachbesetzt werden können
• neue bzw. sich verändernde Aufgabenstellungen an die Kommunalverwaltung oder gesetzliche Veränderungen (z.B. Einführung der Grundrente, jährliche Anpassung des Wohngeldgesetzes, vermehrte Statistikanforderungen, Einführung des Onlinezugangsgesetzes, Aufbau eines „Internen Kontrollsystems“, Umsetzung der Regelungen des neuen § 2b Umsatzsteuergesetzes, Aufstellung von konsolidierten Abschlüssen (Konzernbilanzen), Fach- und zeitgerechte Wahrnehmung des gesetzlich geforderten Beteiligungsmanagements mit zielgerichteter Steuerungsunterrichtung des Verwaltungsleiters sowie der städtischen Gremien, Einführung der Doppik in der Gemeinde Bösdorf und den Zweckverbänden, Anforderungen an die IT = Datensicherheit/ Zunahme der Cyberattacken auf Verwaltungen, Anforderungen an das Vergaberecht, anstehende Umstellung diverser Softwarelösungen Finanzwesen, Meldewesen, Standesamtswesen, Anforderungen an Dokumentationen usw.)
• Bewerbung, laufende Zuarbeit und Umsetzung der zahlreichen Förderprogramme, Einhaltung der Bewerbungs- und Abrechnungsfristen
• Umsetzung des Digitalisierungsprozesses (Verwaltung / Schulen), Einführung der digitalen Aktenführung (DMS = regisafe)
• Zeitintensive Vorgaben des Datenschutzes
• Zudem trägt die nunmehr seit fast zwei Jahren bestehende Corona-Situation sicherlich auch einen Anteil an der aktuellen Lage bei. Nicht nur die Herausforderung der Umsetzung und stetigen Anpassung der vielen internen und externen Maßnahmen, sondern auch die psychische Belastungssituation insgesamt spielt dabei eine Rolle und wirkt sich auch auf den Betriebsablauf aus.
• Verarbeitung der Informationsflut und -fülle / Mailverkehr
• belastende Situation der bestehenden Aufgabenrückstände
• eine Vielzahl anstehender städtebaulicher Projekte
• und sicherlich könnten noch einige Gründe mehr angeführt werden……

Der Blick auf die seit vielen Jahren „beschworenen“ Möglichkeiten der Entbürokratisierung sowie die Entwicklung der Zuwächse der Personalstellen in den Verwaltungen in Schleswig-Holstein, angefangen vom Land, über die Kreise bis hin zu anderen Kommunalverwaltungen, gibt aber wenig Hoffnung darauf, eine Konsolidierung im Bereich der Personalkosten über einen sozialverträglichen Stellenabbau einhergehend mit einer gleichlautenden Aufgabenreduzierung erreichen zu können.

Beispielhaft war jüngst der Presse zu entnehmen, dass das Amt Großer Plöner See - insbesondere für die Einführung der Doppik - den Bedarf an personeller Verstärkung zwingend sieht. Das Amt weist daher im Stellenplan 2022 insgesamt eine Steigerung von 3,11 Stellenanteilen aus.

In vielen Bereichen der Verwaltung wird derzeit häufig nach dem Prinzip der „Feuerpatsche“ gearbeitet und nur die aufflammenden Herde werden „gelöscht“.

Es kann dabei nur reagiert, aber nicht mehr agiert werden. Die bestehenden Arbeitsrückstände können daher nicht oder nur unzureichend abgebaut werden.

Diese Situation gilt es künftig sehr genau zu beobachten. Bei dauerhaft unveränderter Lage besteht die Gefahr, dass sich durch die Belastungssituation die Fehlerquote erhöhen könnte. Zudem ist auf ein gesundes und vertretbares Maß der Belastung der Mitarbeiter:innen zu achten. Im Bedarfsfalle sind entsprechende  Lösungsansätze zu erarbeiten und mit der Selbstverwaltung, ggfs. auch durch Mehrungen im Stellenplan, zu beraten.

Veränderungen im Nachtragshaushalt - Stellenplan 2021:

Wie eingangs in der Vorlage bereits angeführt, werden die Veränderungen im Ersten Nachtrag zum Stellenplan 2021 gegenüber dem Stellenplan 2021 in einer Veränderungsliste beschrieben.

Die dort in kurzen Stichworten enthaltenen Veränderungshinweise werden nachstehend noch eingehender erläutert:

• Stellenbewertungen:
  • Seit mehreren Jahren werden in Abschnitten durch eine extern beauftragte Firma die verschiedenen Tätigkeiten innerhalb der Verwaltung sowie auch der Einrichtungen der Stadt Plön bewertet.

• Dabei wird das Ziel verfolgt, „flächendeckend“ für alle Aufgabenbereiche eine aktuelle Bewertungsgrundlage nach den bestehenden Eingruppierungsvorschriften des TVöDs / Beamtenrechts zu erhalten.

• Seit 2017 wurden nunmehr über 60 Stellen in der Verwaltung sowie in den städtischen Einrichtungen bewertet.

• Die aktuellen Veränderungen, die sich aus den letzten Bewertungen ergeben haben, werden in der Veränderungsliste jeweils angeführt.

• Umwandlungen:

Zudem sind Hinweise in der Veränderungsliste enthalten, sofern Stellen umgewandelt wurden bzw. künftig umgewandelt werden (Beamtenstellen= tariflich Beschäftigte).

• Zu- / Abgänge:

• Lfd.-Nr. 38 – Sachbearbeitung

Übernahme neuer Aufgaben, insbesondere § 2b Umsatzsteuergesetz

Die Regelungen des § 2b Umsatzsteuergesetzes werden künftig diverse Bereiche der Stadt Plön, der Gemeinde Bösdorf sowie der von der Stadt Plön zu verwaltenden Zweckverbände tangieren oder auch erheblich verändern. Bürgermeister Winter sowie der Fachbereich Finanzen und interner Service haben die Selbstverwaltung bereits in der Vergangenheit zu verschiedenen Finanzthemen über die Sachthematik informiert.

Dabei ist davon auszugehen, dass bezüglich der Auswirkungen der neuen Rechtslage mit einem erheblichen personellen Mehraufwand hinsichtlich der erforderlichen Umsetzungen zu rechnen ist. Informationen und Erfahrungsberichte anderer Kommunen, die bereits in die Thematik tiefer eingestiegen sind, bestätigen diese Annahme. Auch Aufsätze in der Fachliteratur führen jeweils zu diesem Ergebnis und bestätigen den Mehraufwand für die kommunale Verwaltung.

Nicht nur die generelle Erstüberprüfung der bestehenden Vorgänge innerhalb aller Bereiche der Verwaltung, sondern auch die künftige Bearbeitung der steuerrechtlichen Vorgänge wird die Kämmerei vor eine erhebliche zusätzliche Herausforderung stellen, die künftig neue und weitere personelle Ressourcen erfordert.

Mit dem bestehenden Personalbestand der Kämmerei lässt sich diese komplexe Aufgabe nicht noch zusätzlich bewerkstelligen. Der Kämmereibereich des Teams Finanzen steht seit vielen Jahren unter einer permanenten Belastungssituation. Dabei können die dringendsten Aufgaben nur unter Einsatz von Mehrarbeitsstunden erledigt werden. Eine Übernahme und fachgerechte Abarbeitung der neuen Aufgaben des § 2b Umsatzsteuergesetzes ohne eine personelle Verstärkung des Teams Finanzen ist daher ausgeschlossen.

Die Verwaltung schlägt daher im Stellenplan des Nachtragshaushalts 2021 den städtischen Gremien eine personelle Aufstockung im Fachbereich Finanzen und interner Service vor.

Wie bereits in der Vorlage ausgeführt, ist die Belastungssituation auch im Team Finanzen insgesamt zu beobachten und weitere personelle Nachbesserungen sind sicherlich dabei auch nicht auszuschließen.

Im Haushalt 2021 sowie in der Finanzplanung 2022 der Stadt Plön sind zudem Haushaltsmittel für externe Beraterkosten für den Bereich des § 2b UStG aufgenommen, da zum einen die vorstehend angesprochenen personellen Kapazitäten noch nicht vorhanden sind und zum anderen auch davon ausgegangen wird, dass für spezielle Sachverhalte externer Sach- und Fachverstand in der komplexen steuerrechtlichen Materie gerade in der Prüfungsphase erforderlich sein wird.

Die kommunalen Verwaltungen haben nunmehr bis zum 01. Januar 2023 Zeit, den Anforderungen des § 2b UStG gerecht zu werden.

Mit dem Wirtschaftsprüfer- und Steuerberaterbüro „Jander und Partner“ wurden die ersten Schritte und Termine für die Umsetzung und Prüfungen zum § 2b UStG bereits abgestimmt. Der Start wird voraussichtlich noch im Jahre 2021 erfolgen, der Schwerpunkt des Prüfungsverfahrens liegt dann im Jahre 2022, wenn die personelle Aufstockung in der Kämmerei realisiert werden konnte.

• Zusammenfassung:

Mit den dargestellten Veränderungen erhöht sich der Stellenanteil des Stellenplans im Nachtragshaushalt gegenüber dem Ursprungshaushalt 2021 um + 1,000 Stellen von 81,193 auf - neu - nunmehr 82,193 Stellen.

Rückblick auf die Stellenplanentwicklung:

• 2013  69,758 Stellen
• 2014  81,142 Stellen (Übernahme Ascheberg / Bösdorf)
• 2015  85,285 Stellen (Flüchtlingswelle)
• 2016  85,285 Stellen
• 2017  85,025 Stellen
• 2018  84,136 Stellen
• 2019  83,443 Stellen
• 2020  83,789 Stellen
• 2021  81,193 Stellen
• NEU:  NT 2021  82,193 Stellen

• Hinweis / aktuell im Stellenplan 2021:
  • 4,00 Stellenanteile für das Job-Center, davon 1 x KW
  • 1,00 Stellenanteil Planungsbereich mit KW Vermerk
  • 1,00 Stellenanteil für Übernahme AZUBI (bisher nicht in Anspruch genommen)

Rückblick auf Mehrungen im Stellenplan in der jüngsten Vergangenheit:

• 1,000 Stellen im Planungsbereich / Städtebauplanung / Städtebausanierung
• 1,500 Stellen im Bereich des Hoch-und Tiefbaus
• 1,000 Stellen Wirtschaftsförderung / Stabsstelle
• 1,000 Stellen Klimaschutz
• 0,500 Stellen Koordination / neue Aufgabenübernahme
• 0,230 Stellen Jugendparlament
• 0,769 Stellen TIP / Marketing / davon 0,269 Kernverwaltung

Hauptausschuss:

Der Hauptausschuss empfiehlt der Ratsversammlung, den Ersten Nachtrag zum Stellenplan 2021 in der vorliegenden Fassung zu beschließen.

Ratsversammlung:

Die Ratsversammlung beschließt den Ersten Nachtrag zum Stellenplan 2021 in der vorliegenden Fassung.

Finanzielle Auswirkungen:
Durch die neue Vollzeitstelle im Team Finanzen ist nach dem bestehenden Tarif mit einer jährlichen Mehrbelastung von rund  66.600,00 € ab dem Jahre 2022 zu rechnen.

Die im Stellenplan umzusetzenden tariflichen Ansprüche aufgrund der durchgeführten Stellenbewertungen belaufen sich für das Jahr 2021 auf rund 15.000,00 €.