Der nachstehende IT Bericht der Verwaltung an den Hauptausschuss soll – entsprechend dem Berichtswesen der Stadt Plön – einmal jährlich aufgestellt werden und dabei folgenden Inhalt umfassen:
- Darstellung über die abgeschlossenen, die laufenden und die geplanten
Projekte.
- Rückblick und aktueller Stand IT Bericht 2023:
- Nach dem im Jahre 2021 erfolgten Beschluss der Ratsversammlung wurde der Stellenplan im Bereich der IT um eine weitere Vollzeitstelle aufgestockt. Die dritte Vollzeitstelle im Team der IT konnte seit Januar 2022 besetzt werden. Es ist festzustellen, dass die Aufstockung des IT-Teams zwingend erforderlich und sinnvoll war, da auch die Anforderungen und Aufgaben an den IT Bereich stets ansteigen. Insbesondere Urlaubszeiten, aber auch krankheitsbedingte Ausfälle ließen den IT-Betrieb in der Vergangenheit zu oft in einen Notfallbetrieb hineingeraten.
Die für die IT sehr wichtige und zeitintensive Dokumentationsarbeit konnte nunmehr wieder verstärkt aufgenommen werden.
Um die ausgebauten Netzwerke zu unterhalten, sind immer mehr Zeitressourcen für Verwaltungsarbeiten erforderlich. Auch die ständige Verbesserung der Absicherung der Netzwerke ist nur mit der personellen Verstärkung möglich.
- Die Umsetzung des Dokumentenmanagementsystemfachverfahrens “Regisafe” erfolgte bereits im Jahr 2021. In einigen Fachverfahren erfolgt die Datenübernahme / Migration auch noch weiterhin.
- Die Switchtechnolgie in der Stadtverwaltung wurde mit Austausch der alten Switche in den städtischen Standorten modernisiert.
- Sämtliche Arbeitsplätze wurden, wie auch schon in den Vorjahren mit größeren Arbeitsplatzbildschirmen, teilweise auch mit Zweibildschirmbetrieb umgerüstet.
- Das Upgrade von W7 auf W10 erfolgte im Jahr 2021/2022 und ist abgeschlossen.
- Das Update Office 2010 auf Office 2019 auf sämtlichen Systemen ist durchgeführt.
- Die Administrierung und weitere sicherheitstechnische Ausbau der Firewall erfolgte im Jahr 2022/2023.
- Das Upgrade von W2012R2 Serverbetriebssystemen auf W2016 / 2019 ist weitgehend abgeschlossen.
- Der Umbau (Datenbankserver) SQL 2012 Server auf SQL 2019 Server ist abgeschlossen.
- Die Umstellung der Fachverfahren mit den Datenbanken Avviso, HCOWIG und IKOL-WG erfolgten abschließend auf SQL-Datenbankserver 2019.
- Die Migration vom E-Mailsystem Exchange 2016 ist abgeschlossen.
- Abschließende Tätigkeiten für den Austritt von Ascheberg aus der Verwaltungsgemeinschaft. Datenbanktrennungen und Löschungen erfolgten.
- Eine E-Mailverschlüsselung und Versand von großen Datenmengen ist umgesetzt worden.
- Coronabedingt wurden Notebooks und Portreplikatoren bis zum Jahr 2023 in Betrieb genommen.
- Die Rückführung des Baubetriebshofes von den Stadtwerke Plön zur Stadt ist überwiegend abgeschlossen.
- Für den Fachbereich 4 wurde ein Gebäude-Informationssystem “G-Info” als Fachverfahren in Betrieb genommen.
- Erneuerung der Software Adobe Acrobat Professional. Nachdem die Lizenzkosten für ein Upgrate des veralteten Programmes Adobe Acrobat Reader Professional extrem angestiegen sind, wurde als Alternative das Programm Kofax-Power-PDF ausgewählt und im Netzwerk in Betrieb genommen.
- Herr Schwatlo wurde als Informationssicherheitsbeauftragter und Herr Jung als Stellvertreter mit datenschutzrechtlichen Vorgaben bestellt. Dadurch ist der Ablauf bei sicherheitsrelevanten Vorfällen geregelt.
- Das IT-Sicherheitskonzept wurde mit diversen zugehörenden Konzepten erstellt, ist aber weiterhin im Aufbau.
- Eine Cyberversicherung wurde im Jahr 2022 abgeschlossen.
- Ein virtuelles Ausfallsystem/Telefonanlage im SDLZ wurde in Betrieb gesetzt.
II. Entwicklung und aktueller Stand der IT Struktur:
a) Netzwerkumgebung:
Die Stadt Plön betreibt ein umfangreiches und modernes Netzwerk für die
Stadtverwaltung Plön und die Stadtwerke Plön AöR.
Folgende Standorte werden dabei von der IT betreut:
- Rathaus
- Kaaktwiete
- Schlossberg 12 – Kämmerei
- PlönBad
- Schlossgarage
- Bücherei
- SDLZ (Soziales Dienstleistungszentrum)
- Bürgerbüro
- Freiwillige Feuerwehr
- Tourist Information Plön / Bahnhof / TZHS
- Tourist Information / Außenstelle Bosau
- OGTS / Jugendzentrum
- Kindergarten Bösdorf
- Gemeinde Bösdorf, Bauhof und Gemeindebüro
- Stadtentwässerung
- Baubetriebshof
b) IT-Tätigkeitsbereiche:
- Die technische IT-Betreuung im Netzwerk umfasst sämtliche Behebungen von Hard- und Softwarestörungen, Updates, Upgrades, Migrationen sowie die Einführung neuer Softwarelösungen in der Server-Client-Umgebung. Dazu gehören sämtliche Internetanschlüsse und Telefonanschlüsse der oben genannten zu betreuenden Einrichtungen.
- IT-Haushaltsplanung, IT-Vergabeverfahren, Einkäufe, Rechnungsabwicklungen sowie umfangreiche Umlagenberechnungen für Kostenaufteilungen. Im Bereich der IT sind - wie auch in den Vorjahren – umfangreiche Beschaffungen eigenständig durchzuführen.
- Die Betreuung und Instandhaltung des städtischen Glasfasernetzes mit den verlegten Leerrohren und Glasfaserstrecken obliegt ebenfalls der IT. Hierzu gehört auch die Verwaltung der entsprechenden Miet- und Kaufverträge der Leerrohre und Glasfaserkabel.
- Für die in der Verwaltung und den Einrichtungen eingesetzten rund 50 Fachverfahren werden allgemeine und EVB-IT-Verträge durch die IT gepflegt. Die Vielfalt der Administrierungsprogramme wird hier nicht im Einzelnen aufgeführt.
- Des Weiteren sind fortlaufende Schulungen für die Anwender:innen in den Bereichen Software und Hardware zu gewährleisten.
- Die Datenschutzbestimmungen sind für das IT Team ein weiterer wichtiger und zu beachtender Baustein, welcher eine immer größere Rolle einnimmt und in enger Abstimmung mit der behördlichen Datenschutzbeauftragten der Stadt Plön in der Praxis umzusetzen ist.
- Cyberattacken auf Kommunen zeigen eine stark steigende Tendenz. Hierüber erfolgten erst jüngst in den Medien umfangreiche Berichterstattungen und Warnungen. Es gilt daher, den IT Bereich möglichst vor Angriffen zu schützen. Diese Sicherheitsvorkehrungen lösen zumeist auch einen nicht unerheblichen finanziellen Mehrbedarf aus.
c) Clients / Server / WLAN / Mobile Endgeräte:
- Anzahl der eingesetzten Clients:
Zum Vergleich ein Rückblick:
Im Jahr 2016 waren rund 128 Clients (überwiegend Client-Microsoft- und Linux Betriebssysteme) im Netzwerk - ohne Smartphons und Tablets - zu verwalten.
Im Jahr 2021 waren ca. 227 Clients (überwiegend Client- Microsoft- und Linux Betriebssysteme) im Netzwerk - ohne Smartphones und Tablets - zu verwalten.
Im Jahr 2022 waren ca. 230 Clients (überwiegend Client- Microsoft-Betriebssysteme) im Netzwerk - ohne Smartphones und Tablets - zu verwalten.
Aktuell:
Im Jahr 2023 sind ca. 188 Clients (überwiegend Client- Microsoft-Betriebssysteme) im Netzwerk - ohne Smartphones und Tablets - zu verwalten. Die Anzahl der Geräte ist im Vergleich zum Vorjahr gesunken, weil 49 x Igel-Thin-Clients für HomeOffice und Arbeitsplatz durch Notebooks ersetzt wurden. Zurzeit sind noch 13x Igel-Thinclient im Einsatz und zu ersetzen. Somit werden Aufwendungen eingespart, da die Mitarbeiter:innen im HomeOffice und im Büro mit dem selben Notebook arbeiten und die Anschaffung der Igel-Thin-Clients entfallen kann.
- Anzahl der eingesetzten Server:
Die Anzahl der eingesetzten Server ist aufgrund von Sicherheits-anforderungen sowie zusätzlichen Programmen und Diensten in den vergangenen Jahren angestiegen.
Die Entwicklung der vergangenen Jahre ist nachfolgend aufgeführt:
- 2015 12 virtuelle Server
- 2016 15 virtuelle Server
- 2017 22 virtuelle Server
- 2018 25 virtuelle Server
- 2019 28 virtuelle Server
- 2020 30 virtuelle Server
- 2021 38 virtuelle Server
- 2022 45 virtuelle Server
- 2023 49 virtuelle Server
Neben den virtuellen Servern in der Kreisverwaltung werden zusätzlich lokal im Rathaus 4 x physikaliche und 5x lokale virtuelle Server über eine lokale VMware (VM= virtuelle Maschine, hier Server) für den Telefonanlagenbetrieb und 4x NAS-Systeme (network attached storage) für Backups betrieben. Zur Ausfallsicherheit wurde für den Telefonanlagenbetrieb ein weiterer Server in einem anderen Brandschutzbereich in Betrieb genommen.
- Im Verlauf der letzten Jahre wurde die städtische WLAN-Umgebung stark ausgebaut. In folgenden Standorten wird WLAN bereitgestellt:
o Dienstliches WLAN:
- Rathaus
- Bahnhof
- Bücherei
- SDLZ
- Baubetriebshof
- Stadtentwässerung
- Aula am Schiffsthal
- Feuerwehr
- Bürgerbüro
Eine permanente Erweiterung der Accesspoints ist notwendig, damit möglichst in sämtlichen Büros eine ausreichende WLAN-Abdeckung erfolgt.
o Freies Bürger-WLAN:
Es wurde ein freies WLAN bereitgestellt. Dazu ist ein städtisches isoliertes Glasfasernetz über ein Gateway im Rathaus geschaltet. Freiwillige Feuerwehr, Bahnhof, Bücherei, Bürgerbüro, Rathaus und Teilbereiche der Fußgängerzone sind über Accesspoints abgedeckt. Im Jahr 2023 werden weitere Accesspoints in Betrieb genommen. Es wird geprüft, ob WLAN-Accesspoints in die Infosteelen für das Bürger-WLAN zu integrieren sind. Im Rathaus sind im laufenden Jahr weiterhin noch WLAN-Accesspoints für den Dienstbetrieb zu installieren.
Nachfolgend sind 49 Mobilfunkgeräte mit Verträgen (IPADS, IPhones, Androids) aufgeführt. Diese werden durch die IT verwaltet. Der Einkauf der Endgeräte sowie die Verwaltung der Verträge obliegt der IT.
- 28 Mobilfunkverträge für die Stadt Plön
- 6 Mobilfunkverträge für den Schulverband der Stadt Plön
- 2 Mobilfunkverträge für die Gemeinde Bösdorf
- 1 Mobilfunkvertrag für die Tourismuszentrale Holsteinische Schweiz
- 12 Telefonendgeräte des Baubetriebshofes werden mitverwaltet
d) Zusammenfassung:
Es werden derzeit insgesamt rund 180 Clients, 49 mobile Geräte (Mobilfunkverträge), sowie 58 Server und 4x NAS-Systeme durch die IT verwaltet.
Hinzu kommen eine nicht unerhebliche Anzahl von Druckern, Kopierern, Routern, Multifunktionsgeräten, Plottern, Switchen, DSL-Modems, Fritzboxen, Kameras etc.
Im Jahr 2023 werden 83 Stück Notebooks in der Stadt und 9 Stück in den
Stadtwerke Plön für Arbeiten im Büro und Homeoffice eingesetzt.
III. Projekte / Umsetzungen /Arbeitsschwerpunkte im Jahr 2023:
- Die im Jahr 2020 in Betrieb genommene Firewall erfordert im täglichen Betrieb einen erheblichen Administrierungsaufwand. Insbesondere der weitere Ausbau von Sicherheitsumsetzungen steht hierbei im Vordergrund und ist weiterhin zeitaufwendig. Es ist zu bemerken, dass die Gefahr von Netzwerkverschlüsselungen mit Erpressungsversuchen seitens der Angreifer in den letzten Jahren sehr stark zugenommen hat. Um aktuellen Hackerangriffen und Computerviren standhalten zu können, ist der Netzwerkschutz permanent zu überprüfen und Schutzmechanismen auch weiterhin noch stärker auszubauen.
Damit zusamenhängend ist zu erklären, dass Firewallumsetzungs- und Lizenzkosten für den sicheren Netzwerkbetrieb seit dem Jahr 2020 besonders stark angestiegen sind.
- Weiterer Ausbau des im Jahr 2021 umgesetzten
Dokumentenmanagementsystems “Regisafe” Dies wird im laufenden Jahr fortgeführt:
-Schnittstellenanbindung Behördenpostfach ist in der Umsetzung
-Schnittstellenanbindung Vollstreckungssoftware Avviso ist in der Umsetzung
-Schnittstellenabindung Datev ist in der Prüfung
-Weiterhin übernahme von Papierakten in Regisafe
-Aufbau einer Verzeichnisstruktur
-Regisafe Online Zugang via APP ist umgesetzt
- Die Stadtwerke Plön planen derzeit ebenfalls Digitalisierungsmaßnahmen.
Hier ist noch durch den Vorstand der AöR zu entscheiden, in welcher Art die Digitalisierung in 2023 und in den Folgejahren umzusetzen ist. Für den Betrieb eines wirtschaftlichen Netzwerkes wäre die Beteiligung der Stadtwerke am städtischen DMS-Regisafe sinnvoll. Derzeit wird die Schnittstelle Regisafe-Datev auf Funktionalitäten geprüft.
- Für die Stadtwerke Plön wurde wie für die Stadt Plön und Bösdorf, ein Behördenpostfach eingerichtet. In der Poststelle im Rathaus hat dazu das Fachverfahren COM-Vibilia das Verfahren Governikus abgelöst. Zur Optimierung von Arbeitsabläufen werden Schnittstellen zu den Fachverfahren Vollstreckung/Avviso und Regisafe hergestellt.
- Inbetriebnahme des Fachverfahrens Punchbyte für den Baubetriebshof mit Schnittstellenanbindungen zu Limes und Geovision. Die entsprechenden Mitarbeiter:innen der Fachbereiche werden mit Tablets für Spielplatzkontrollen und Baumpflegeverwaltung ausgestattet. Hier erfolgt im Jahr 2023 in Zusammenarbeit mit dem Baubetriebshof die Umsetzung.
- Fortsetzung Datenschutzprojekt:
Ein Schutzkonzept und Notfallhandbuch gemäß der Vorgabe der Brandkasse Provinzial mit der abgeschlossenen Cyberversicherung wurde umgesetzt. Ein Patchmangementsystem und Inventarisierungssoftware ist im laufenden Jahr zu beschaffen und soll die Datenhaltung mit digitalen Listen ersetzen.
Ein Notfallmanagementsystem ist weiterhin zu erstellen.
- Das IT-Sicherheitskonzept SikoSH (Sicherheitskonzept Schleswig Holstein) ist weiterhin im Auf-und Ausbau und permanent fortzuschreiben. Folgende referenzierte Sicherheitskonzepte und institutionsspezifische Dokumente sind erstellt, oder noch zu erstellen:
-Berechtigungskonzept, Entsorgungskonzept, Beschaffungskonzept, Datensicherungskonzept, Antivirenkonzept, Schulungskonzept, Virtualisierungskonzept, Systemhärtungskonzept, Notfallkonzept, Dienstleistungsbeziehungen mit Vertraulichkeitserklärungen, IT-Richtlinien(Bring your own Device private Nutzung), Erstellung einer IT-Informationssicherheitsleitlinie, Kryptographiekonzept, Wiederanlaufplan, Notfallübungsplan.
Im Zusammenhang der ausgearbeiteten Konzepte wird die Netzwerksicherheit entsprechend angepasst.
- Besonders erwähnenswert sind die in den Vorjahren nicht angelegten Verzeichnisse/Verfahrensakten der Verarbeitungstätigkeiten für die eingesetzten Fachverfahren. Diese sind im laufenden Jahr sowie in den folgenden Jahren in Zusammenarbeit mit der Datenschutzbeauftragten umzusetzen.
- Ein Softwareverteilungssystem zur automatisierten Softwareverteilung ist in Betrieb zu nehmen.
- Im Jahr 2023 beginnt der Umstieg auf W11 Betriebssysteme.
- Sämtliche Arbeitsplätze werden weiterhin, wie auch schon in den Vorjahren mit größeren Arbeitsplatzbildschirmen, teilweise mit Zweibildschirmbetrieb umgerüstet.
- Eine aufwendige Citrix-Migration auf eine aktuelle Version mit W2019 Terminalservern ist in der Umsetzung und überwiegend abgeschlossen. Mit dieser Lösung werden die Terminalserverzugänge für die städtischen Anwender bereitgestellt.
Es wurde dazu die neue Terminalserververfarm mit zurzeit ca. 70 Zugängen in Betrieb genommen. Auf der alten Terminalserverfarm sind noch ca. 10 Arbeitsplätze abschliessend umzuziehen, Es ist geplant, dass die endgültige Abschaltung der alten Terminalserverfarm voraussichtlich bis Ende 2023 erfolgen soll.
- Coronabedingte Umsetzungen erforderten die Beschaffung von Notebooks. Im Jahr 2023 werden im Rahmen der neuen Terminalserverfarm weitere Dockingstations (Portreplikatoren), PC’s und Notebooks in Betrieb genommen. Hierbei liegt der Schwerpunkt im weiteren Abbau von Thinclients.
- Die Migration auf Exchange 2019 steht an und ist im laufenden Jahr umzusetzen.
- Der Baubetriebshof (BBH) wurde von den Stadtwerken Plön AöR zur Stadt überführt:
- Das Programm SimonsVoss mit Transpondertechnik ist in einer neuen Datenbank von den Stadtwerken Plön zu trennen.
Umsetzung zentralisierte Transpondertechnik für die digitale Schlüsselverwaltung von Haustüren und weiteren Programmen, die sich mit Transpondertechnik verwalten lassen. Zum Beispiel Kopierertechnik, Zeiterfassung und Alarmanlagen. Die Umsetzung erfolgt in Zusammenarbeit mit dem Team 25.
- Die bestehenden Mobilfunkverträge des BBHs sind zu verwalten. Hierbei ist der Vertag zu überführen.
- Der Baubetriebshof wurde vorerst mit zwei Telefonendgeräten (Herr Rausch, Herr Evers) über die städtische Telefonanlage im ersten Quartal 2023 in Betrieb genommen worden.
- Der Umbau der Türsprechanlage und Türöffnung ist in der Umsetzung.
- Die Übernahme des Kopiersystemvertrages ist abgeschlossen.
- Die Nutzung von SmartPhones mit verschlüsseltem Mail-Container und dienstlicher Telefonie wird vom Hersteller in seiner jetzigen Art nicht forgeführt. Über Lösungen von Apple und Android, oder Drittanbietern ist die Anbindung fortzuführen.
- Eine Umsetzung Meso-Online, Zufish und VOIS als Nachfolgeverfahren für Meso im Einwohnermeldeamt im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes ist im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes erforderlich. Die Umsetzung soll im Jahr 2023 erfolgen. Hierbei bestehen Abhängigkeiten der städtischen Dienstleister, der Firma HSH und der Kreisverwaltung Plön.
- Im laufenden Jahr wird der Softphonebetrieb OpenTouch aus dem HomeOffice für dienstliche Telefonate umgesetzt.
- Die Begleitung der Erweiterung des Datennetzwerkes nach brandschutztechnischen Vorgaben durch das Team 41 ist in der Umsetzung. Die Inbetriebnahme einer neuen Switchanlage mit 19”Schrank und Patchfeldern für einen gesonderten Brandschutzbereich Erdgeschoß Rathaus ist in der Umsetzung. Hierzu wird eine Glasfaserleitung für die schnelle Anbindung zu anderen Knotenpunkten aufgebaut.
- Aufstellung einer Wirtschaftlichkeitberechnung bezüglich einer eigenen Virtualisierung gegenüber der zurzeit über die Kreisverwaltung genutzten Virtualisierung. Es ist anzumerken, dass die Zusammenarbeit mit dem Kreis Plön grundsätzlich gut läuft und durch die direkte Glasfaseranbindung an den Kreis Plön auch technisch optimal ausgebaut ist.
Es ist weiterhin vorgesehen, eine kleine Virtualisierungslösung für das Haushaltjahr 2024 aufzunehmen, um in einigen Bereichen auch unabhängiger vom Kreis Plön zu sein.
- Modernisierung der IT im PlönBad mit neuen Kassenserver und Client PC’s und WLAN-Anbindung. Die Geräte wurden beschafft, die Inbetriebnahme erfolgt in den nächsten Wochen.
- In Teilbereichen ist im Rahmen des TK-Anlagenbetriebes der Alarmierungsserver mit Alarmketten weiter auszubauen.
- Die Drucker und Tonerverwaltung werden im Jahr 2023 entgegen der Planung des Jahres 2022 nicht ausgelagert. Es ist noch zu prüfen, wie weiter zu verfahren ist.
- Umsetzung E-Rechnung / Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes.
- Zur Optimierung von Arbeitsabläufen wird das Fachverfahren IKOL-WG (Wohngeldverwaltung) um eine IKOL-E-Akte erweitert. Arbeitsplatzscanner und Schnittsellen zum Dokumentenmanagementsystem Regeisafe werden installiert.
- Das Ratsinformationssystem Allris wird auf eine DSGVO konforme datenschutzrechtliche CLOUD-Lösung des städtischen Dienstleisters migriert.
- Durch den Fachbereich 5 werden Info-Steelen im Stadtgebiet installiert. Über das städtische WLAN erhalten die Info-Steelen einen Internetanschluss. Dazu sind weitere WLAN-Accesspoints in Betrieb zu nehmen.
- In Zusammenarbeit mit dem Team 20 wird der Verfahrensumbau von CIP geprüft (2024 ff.).
- Aufbau einer redundanten Glasfaseranbindung zum Kreis, um eine Ausfallsicherheit des dienstlichen städtischen Glasfasernetzwerkes zu erhalten.
- Umbau der städtischen Glasfaserstrecken auf 10Gbit.
- Penetrationstest zur Überprüfung des Netzwerkes gegen äußere Gefahren, z.B. Hackerangriffe, Viren erfolgt im laufenden Jahr.
- Die Administrierung von Zertifikaten für Anwendungen und Dienste nimmt seit einigen Jahren immer mehr Zeit in Anspruch und wird im laufenden Jahr und auch zukünftig Zeitressourcen binden.
IV. Zusammenfassung:
Die Inbetriebnahme der neuen Terminalserverumgebung ist überwiegend abgeschlossen, bindet aber weiterhin erhebliche Zeitressourcen. Aufgrund von Umstrukturierungen, Neueinstellungen und Modernisierungsmaßnahmen mussten im Jahr 2022 überdurchschnittlich viele IT-Umzüge in den Büros begleitet werden und haben dadurch entsprechend IT-Arbeitszeit gebunden.
Die Umsetzung des IT-Sicherheitskonzeptes mit vielen dazugehörenden Konzepten und Umsetzungen, sowie die Anforderungen des Onlinezugangsgesetzes werden neben den vielen weiteren angeführten Projekten eine große Herausforderung für den IT-Bereich im Jahre 2023 sein.
