Vorlage Gemeinde Ascheberg öffentlich - VO/2014/058

Die CDU-Fraktion Ascheberg hat mit Antrag vom 14.05.2014 darum gebeten, dass die Verwaltung der Stadt Plön in Kooperation mit dem Bürgermeister der Gemeinde Ascheberg überprüft, inwieweit es personell, organisatorisch und finanziell für die Verwaltung und die Gemeinde machbar ist, Verwaltungssprechzeiten (nachstehend Bürgerbüro) in Ascheberg anzubieten.

Dieser Bitte  auf Prüfung des Antrags  kommt die Stadtverwaltung gerne nach.

Auf den ersten Blick bereitet die Idee und der Antrag der CDU-Fraktion Charme, da mit der Einrichtung eines Bürgerbüros in der Gemeinde Ascheberg Bürgernähe und Bürgerfreundlichkeit geschaffen werden soll. Bürgerinnen und Bürgern, die es aufgrund von Familie und Beruf schwer haben, die Plöner Verwaltung aufzusuchen, könnten nach den Vorstellungen der CDU-Fraktion dann an einem festen Sprechtag in Ascheberg ihre Anliegen vorbringen.

Unter Abwägung sämtlicher Vor- und Nachteile kommt die Stadtverwaltung zu dem Ergebnis, dass ein Bürgerbüro eher zum Gegenteil des gewünschten Erfolges führen kann. Auch in der Stadtverwaltung Plön war nach der letzten Organisationsuntersuchung  ausdrücklich davon abgesehen worden, ein Bürgerbüro einzurichten, vor allem,  weil die Verwaltung nicht so groß ist, dass es nicht zumutbar und gleichzeitig zielführender wäre, die Fachleute im Hause direkt aufzusuchen.

Die Verwaltung rät der Gemeinde Ascheberg auch, ein solches Bürgerbüro in der Gemeinde Ascheberg nicht einzurichten.

Nachstehend werden hierzu folgende weitere Begründungen gegeben:

Wie aus dem Antrag der CDU-Fraktion zu entnehmen ist, soll ein derartiges Angebot mehr Verwaltungsservice für die Bürgerinnen und Bürger bedeuten und die Stadtverwaltung Plön würde mehr Bürgernähe für die Gemeinde Ascheberg zeigen.

Dieses Ziel wird zwar sicherlich mit der Einrichtung eines Bürgerbüros mit entsprechenden Kernzeiten suggeriert, in der Praxis würde aus Sicht der Verwaltung der Mehrwert und der tatsächliche Nutzen nicht realisiert werden können.

Die Stadt  Plön hält rund 50 elektronische Fachverfahren zur Abarbeitung der Verwaltungsaufgaben vor, die in einem umfangreichen IT-Netzwerk eingebunden sind. In der Kernverwaltung sind 52 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, die die vielfältigen Aufgaben einer modernen Kommunalverwaltung bewerkstelligen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind intensiv im Umgang mit den elektronischen Verfahren und in den jeweiligen Rechtsgebieten geschult. In Bereichen der Bauverwaltung arbeiten zumeist Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die eine fachspezifische Ausbildung außerhalb einer Verwaltungsgrundausbildung besitzen (z.B. Tiefbau-ing., Städtebauplanung, Umweltfachkraft, Hochbau-Ing.).

Ohne den sicheren und geschulten Zugriff auf die elektronischen Medien, der zudem von dem jeweiligen Sachbearbeiter auch rechtlich beherrscht werden muss, ist die heutige Verwaltungsarbeit nicht denkbar.

Daher würde auch die Einrichtung eines IT-Arbeitsplatzes in Ascheberg mit einer Anbindung an das Intranet der Stadt Plön nur wenig Sinn machen, da der Umfang der elektronischen Fachverfahren nicht von einzelnen Mitarbeitern beherrscht werden kann.

Die Einrichtung eines Bürgerbüros wäre daher „nur“ eine Anlaufstelle für die Bürgerinnen und Bürger, um sich ggf. zu erkundigen, wo und bei welchen Fachleuten in der Verwaltung das jeweilige Anliegen vorgebracht werden könnte.

Der Weg in die Verwaltung in Plön würde dem Bürger wohl in den meisten Fällen dadurch nicht erspart bleiben. Auch früher einfachere Verfahren, wie z.B. das Einwohnermeldewesen, können heute nicht mehr ohne elektronische Einbindung außerhalb des Rathauses erledigt oder angeboten werden.

Aus Sicht der Stadtverwaltung würden die von der Gemeinde Ascheberg mit der Einrichtung eines Bürgerbüros geweckten Erwartungen nicht erfüllt werden und führen im Umkehrschluss dann eher zu Enttäuschungen und Frustration. Dieses dürfte weder ein Ziel der Gemeinde, des Bürgermeisters noch ein Ziel der Stadtverwaltung Plön sein.

Das ehemalige Amt Plön-Land (jetzt Amt Großer Plöner See) hat seinerzeit u.a. auch  aus den vorstehenden Gründen die Sprechzeiten im Rathaus der Gemeinde Ascheberg eingestellt. 

Die örtliche Präsenz ist in Ascheberg durch den Bürgermeister gegeben. Der Bürgermeister ist also „erster“ Ansprechpartner der Bürgerinnen und Bürger. Der Bürgermeister steht im ständigen Kontakt zur Stadtverwaltung, so dass  sichergestellt ist, dass Grundsatzangelegenheiten aus Politik und aus den Hinweisen der Bürgerinnen und Bürger an die Verwaltung weiter gereicht werden, um dann gemeinsam Lösungen zu schaffen.

Aber auch hier ist festzustellen, dass damit keine Einzelanliegen (wie z.B. der Antrag auf Ausstellung eines Personalausweises) gelöst werden können.

Die persönlichen Anliegen können daher aus Sicht der Stadtverwaltung nur in der Verwaltung mit der vorhandenen IT- und Datenstruktur sowie dem entsprechenden kompetenten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern vorgebracht und bearbeitet werden.

Neben dem fehlenden tatsächlichen Nutzen für die Bürgerinnen und Bürger der Gemeinde Ascheberg als Hauptgrund für die Empfehlung, Verwaltungssprechstunden vor Ort nicht anzubieten, gibt es jedoch aus Sicht der Stadtverwaltung noch weitere Argumente, die gegen die Einrichtung eines Bürgerbüros sprechen.

So bietet Stadt Plön sehr umfangreiche Öffnungszeiten an. Im Vergleich zu anderen Verwaltungen, hier z.B. das Amt Großer Plöner See, ist die Stadtverwaltung jeweils von Montag bis Freitag geöffnet und bietet mit dem Donnerstag einen langen Sprechtag bis 18.00 Uhr an.

Bürgerinnen und Bürgern, die ihre Anliegen aus privaten Gründen nicht in diesen umfangreichen Sprechstunden erledigen können, haben die Möglichkeit, mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch außerhalb der Kernsprechzeiten Termine zu vereinbaren. Damit wird es aus Sicht der Stadtverwaltung den Bürgerinnen und Bürgern der Gemeinde Ascheberg ermöglicht, ihre Anliegen in einer im Vergleich zu anderen Verwaltungen optimalen Zeitspanne vorzutragen.

Zudem bietet das Internet immer mehr elektronische Möglichkeiten, Anträge und Anliegen an die Stadtverwaltung zu reichen.

Die Stadtverwaltung Plön liegt – wie bisher die  Amtsverwaltung – in örtlicher Nähe der Gemeinde Ascheberg und ist mit dem Auto oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln gut zu erreichen. Den Ascheberger Bürgerinnen und Bürgern wurde durch die Verwaltungsgemeinschaft mit der Stadt Plön somit kein längerer Anfahrtsweg in ihre Verwaltung zugemutet.

Wird in der Sitzung erarbeitet.