Verwaltungsvorlage - VO/GVB/2020/0391

Veranlassung:

Zur Optimierung der Gremienarbeit ist erstmals in der Sitzung des Verwaltungsbeirates am 29.11.2017 über die Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst beraten worden. Die Mitglieder des Verwaltungsbeirates standen der Umstellung grundsätzlich positiv gegenüber. Die Gemeindevertretung hat in ihrer Sitzung am 05.12.2019 die weiteren Beratungen zunächst an den Finanzausschuss überwiesen.

Ziel ist, die Mitglieder der jeweiligen Gremien nicht mehr über die Brief-Post zu

versorgen, sondern lfd. über das Ratsinformationssystem „allris“.

Der papierlose Sitzungsdienst erfolgt in der Form, dass Termine der Sitzungen,

Einladungen, Vorlagen sowie Anlagen und Niederschriften (Protokolle) über das

Internet (Ratsinformationssystem, geschützter Bereich) erreichbar gemacht werden.

Die Stadt Plön hat mit Beginn der Legislaturperiode 2018 für die Ratsmitglieder die papierlose Gremienarbeit eingeführt und es läuft soweit reibungslos.

Auch den Mitgliedern der Gemeindevertretung der Gemeinde Bösdorf ist es bereits möglich, auf den geschützten Bereich des Ratsinformationssystems zuzugreifen.

Auswirkungen:

Vorteile des neuen Verfahrens:

-          moderne Gremienarbeit,

-          eine Erleichterung des Arbeitsalltages von Gremienmitgliedern durch

-          schnellere Verfügbarkeit der Unterlagen, da sie nicht mehr über die Post versendet werden müssen,

-          sofort nach dem Download aus dem Internet sind alle Unterlagen zur

jeweiligen Sitzung im Tablet sortiert vorhanden, keine händische

Zusammenstellung/Sortierung der Sitzungsunterlagen mehr notwendig,

keine „Papierberge“,

-          bessere Recherchemöglichkeiten (Digital statt in Papierform – Suche

nach Begriffen möglich),

-          Verwaltungsarbeit des Gremienmitgliedes zu Hause entfällt, keine

Ablage der Sitzungsunterlagen mehr notwendig, Platzersparnis,

-          ähnliche Funktionen wie beim Umgang mit Papier (Notizen schreiben,

Texte markieren),

-          Rationalisierung und Optimierung von Verwaltungsabläufen,

-          mobiler Zugriff auf Informationen über W-LAN, egal wann, egal wo,

-          Umweltgesichtspunkte durch geringeren Papierverbrauch, Ressourcen  schonender Umgang,

-          Einsparung von Portokosten,

-          Einsparung von Personalkosten.

Nachteile des neuen Verfahrens:

Nachteile sind nicht bekannt, es sei denn, ein Gremienmitglied verfügt zu Hause

nicht über eine Internet-Flatrate; dann würden zusätzliche Datenvolumen und damit

einhergehend möglicherweise höhere Internetverbindungskosten anfallen.

Sollte sich eine Unterlage nicht für eine digitale Behandlung eignen, haben sowohl

Gremienmitglieder als auch die Verwaltung die Möglichkeit, Dokumente in

Papierform zu übergeben (z.B. große Planzeichnungen bei Beratungen zu

Bebauungsplänen).

Verwendete Hardware und weiteres Vorgehen:

Bei der Frage, welches Gerät (IPad (iOS oder Android Tablet) eingesetzt werden

sollte, empfiehlt die Verwaltung den Einsatz von IPad` s. Ausschlaggebend dafür ist

neben der Empfehlung des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz

Schleswig-Holstein (hohes Maß an Sicherheit u.a. aufgrund des geschlossenen

Betriebssystems), die hochwertige Verarbeitung, einfache, intuitive Benutzbarkeit,

lange Verfügbarkeit von Betriebssystem-updates sowie leichte Sperrung der Geräte

bei Verlust.

Bei einer zentralen Beschaffung wäre mit jedem Gremienmitglied eine Nutzungsvereinbarung zu schließen, die in gewissem Rahmen auch eine private Nutzung zulässt.

Die Gemeindevertretung der Gemeinde Bösdorf befürwortet die Umstellung auf die papierlose Gremienarbeit.

Die Verwaltung wird beauftragt, Angebote für die Anschaffung von 25 Tablets (16 x Gemeindevertreter:innen / 9 x Bürgerliche Mitglieder) einzuholen.

Im Nachtragshaushalt  2020 werden entsprechende Mittel für die Anschaffung von 25 Tablets bereitgestellt.